Projektbeschreibungen

Das Aufgabengebiet im Instandhaltungscontrolling umfasst die Optimierung des bestehenden Berichtswesens, der Strukturierung der umfassenden Daten, die bei den entsprechenden Anlagenstillständen anfallen. Dabei werden unterschiedliche Datenarten, wie Forecast, Ist, Plan, Mittelfristplan, Kostenschätzungen aufbereitet.

Darüber hinaus werden die verschiedenen Datenströme und Datenquellen, wie Bestellungen, Istbuchungen, oder auch Obligos miteinander verglichen und auf Plausibilität geprüft. Zusätzlich werden in SAP die jeweiligen Kostenträger (Arbeits-aufträge) generiert sowie wie Bestellanforderungen erzeugt. Die Daten liegen ebenso in verschiedenen Strukturen, wie Revisionsnummern, Kostenstellen oder Werkstatt-Kennziffern vor. Sodass unterschiedlichste Daten-Aggregationen erzeugt werden müssen.

Als Werkzeuge sind einerseits SAP und andererseits Excel, Access und auch Sharepoint im Einsatz

Weiterführung und Betreuung einer Konsolidierungssoftware. Umstellungen und Anpassungen an die neue Firmenstruktur und neue Kostenstellen- und Kontenstruktur.

Hier ist es notwendig die verschiedenen vorhandenen Anlage-Investitionen für Aktien, Anleihen und Fonds mit den Käufen und Verkäufen in einer Datenbank anzulegen. Somit wird eine saubere historische Abbildung aller Vorgänge kundenorientiert umgesetzt. Ebenso wird selbstverständlich auch die weitere Betreuung und Unterstützung gewährleistet.

Um ein standortbezogenes Berichtswesen für ein Call Center automatisiert zu erstellen, ist es notwendig die vorhandenen Daten aus verschiedenen Systemen, wie SAP, Excel, etc. zu bündeln, dann die Daten zu harmonisieren und in Access zusammenstellen.

Diese werden dann verschiedenen Berichtspositionen zugewiesen und so dann als fertige Auswertung nach Excel automatisiert übergeben.

Dort wird das jeweilige standortbezogene Berichtswesen für den Adressaten aufbereitet und formatiert.

Insgesamt können so Informationen für mehr als 20 Standorte zusammengestellt und für die Adressaten automatisiert bereitgestellt werden.

Diese werden dann verschiedenen Berichtspositionen zugewiesen und so dann als fertige Auswertung nach Excel automatisiert übergeben.

Dort wird das jeweilige standortbezogene Berichtswesen für den Adressaten aufbereitet und formatiert.

Insgesamt können so Informationen für mehr als 20 Standorte zusammengestellt und für die Adressaten automatisiert bereitgestellt werden.

Das Aufgabengebiet in diesem längerfristigen Projekt beinhaltet den Neuaufbau eines operativen Controllings für ein mittelständisches Elektronikunternehmen, inkl. des Berichtswesens und des Reportings für die Gesellschafter und die Geschäftsführung. Dies beinhaltet auch die operative Umsetzung und Betreuung. Gleichzeitig werden die notwendigen Instrumente im Zahlungsverkehr, die für die internationale Ausrichtung des Unternehmens notwendig sind, eingeführt, bzw. werden die operativen Prozesse entsprechend angepasst. Dies bedeutet, dass beginnend mit den logistischen Abläufen der Prozess des Zahlungsverkehrs über z.B. Akkreditive definiert und eingeführt werde. Zusätzlich erfolgten die entsprechende Betreuung und die Kommunikation mit den Banken und den jeweiligen Kunden innerhalb dieses Prozesses sowie abschließend ein intensives Forderungsmanagement.

Weitere Aufgaben sind die Umsetzung einer kaufmännischen Ausrichtung der Kalkulation und die Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung sowie der Aufbau eines BABs. Dabei besteht die Notwendigkeit, dass über den BAB und die Kostenträgerrechnung die Preisgestaltung des Unternehmens an die veränderten Prozesse und Strukturen angepasst werden. Der bisherige technische Ansatz in der Kalkulation über Stücklisten und Materialpositionen wird in eine kaufmännische Sicht umgewandelt, sodass eine Vergleichbarkeit der einzelnen Projekte erfolgen kann.

In diesem Projekt wird eine Konsolidierungs- und Planungssoftware für eine Unternehmensgruppe im Controlling eingeführt, sodass das Berichtswesen für die Unternehmensgruppe neu gestaltet werden kann und das Reporting für die verschiedenen Adressaten optimiert wird. Somit werden die Ressourcen im Rechnungswesen und Controlling deutlich entlastet und die Vielzahl der notwendigen Excel-Sheets und der daraus resultierenden Arbeitsschritte reduziert. Gleichzeitig erfolgen eine deutliche Aufwandsreduzierung im Bereich der Konsolidierung und Planung sowie eine erhebliche Verbesserung der zur Verfügung stehenden Datenqualität, da die einzelnen Geschäftsvorfälle transparant abgebildet werden. Als ERP-System wurde dabei Microsoft Dynamics NAV (Navision) eingesetzt.

In diesem Projekt ist der wesentliche Aspekt die Integration der neuen Software in die bestehenden Unternehmensdaten und die Umsetzung der notwendigen Kennzahlen in die neue Software. Die Software liefert die Grundstruktur für eine Balance Scorecard und muss an die internen Datenquellen angebunden werden. Gleichzeitig gilt es die notwendigen und gewünschten Kennzahlen in den jeweiligen Perspektiven zu integrieren und aufzubauen. Im letzen Schritt erfolgt der entsprechende Roll out in die jeweiligen Regionen und Filialen.

Wesentlicher Bestandteil des Projektes war die Abbildung der Vertriebsdaten und der Monatsabschluss sowie das Reporting für die verkauften Endgeräte (Handys). Dabei werden unterschiedliche Datenquellen aus verschiedenen Teilbereichen (Vetriebssteuerung, Finanzbuchhaltung) zusammengeführt und dann zum Monatsabschluss aufbereitet.

In diesem Projekt werden monatlich die Daten aus dem Vertriebsbereich und die Daten aus der Finanzbuchhaltung zusammengeführt und für den Monatsabschluss aufbereitet und als Abgrenzungsbuchung der Buchhaltung wieder zur Verfügung gestellt. In der weiteren Aufbereitung werden Analysen zu den Endgeräten und das Reporting der wesentliche Bestandteil der Tätigkeiten. Die verwendeten Systeme sind SAP FI, Co, sowie Cognos Powerplay und MS Excel sowie MS Access.

Um die Erlöse für bestimmte Unternehmensteilbereiche darstellen zu können werden die in FI auf Sammelkonten gebuchten Erlöse in SAP BW übertragen und dann dort auf Basis von Steuerungsinformationen, den berichtsrelevanten Erlöskonten zugeordnet. Dazu ist es einerseits nötig, die Steuerungs-informationen aus den Kontierungsrichtlinien zu generieren und andererseits aus den SAP BW Auswertungen sogenannte Batch-Input-Mappen zu erstellen, die die Informationen auf Basis der neuen Kontenstruktur wieder ins FI zurückübertragen können. Dieses Projekt umfasst einerseits buchhalterisches Wissen, sowie entsprechendes EDV-Know how im Bereich SAP BW, FI und Excel.

Basis für dieses Projekt sind die Ist-Daten aus dem Finanzbuchhaltungssystem, die entsprechend der Anlagenstruktur und der Investitionsstruktur zusammengefasst werden. Gleichzeitig wird es dazu nötig, eine Schnittstelle zwischen dem Vorsystem und MlS Alea sowie zu Excel aufzubauen, um so die Daten strukturiert übernehmen zu können. Diese Übernahme erfolgt per ODBC-Schnittstelle und MS Access, wo die Istdaten um notwendige Dimensionen ergänzt werden.

So kann der Datenimport in MIS Alea und Excel weitestgehend automatisiert erfolgen. Auf Basis der Istdaten werden Berechnungslogiken entwickelt, die entsprechenden Plandaten für die jeweiligen Geschäftsjahre erzeugen. Grundlage dazu sind diverse Excel-Funktionen und Zugriffe auf Stammdaten aus dem Finanzbuchhaltungssystem, die in die Excel-Oberfläche integriert werden.
Gleichzeitig werden die Berechnungslogiken um ALEA-Funktionen ergänzt, sodass die in Excel berechneten Werte in den OLAP-Hypercube zurückgeschrieben werden. Zeitgleich ist es in diesem Projekt nötig, größere Datenmengen über entsprechende Excel-Funktionen und eine VBA-Programmierung zu selektieren und dann für einzelne Kostenstellen wieder aggregiert in den OLAP-Hypercube zu integrieren.

Um Daten aus einem Cash-Management-System für eine entsprechende Liquiditätsdarstellung gewinnen zu können, habe ich in Zusammenarbeit mit der Fachabteilung einen OLAP-Würfel aufgebaut, der die wesentlichen Merkmale für die Liquiditätsdarstellung abbildet. Dazu war es nötig, die Ist-Daten aus dem Vorsystem anhand von Text-Files auszulesen und dann über eine definierte Importschnittstelle in den Hypercube einzulesen.

Die Schnittstelle und die dazu nötige Datenselektion erfolgt teilweise über eine VBA-Programmierung und eine Exceldatei.
Gleichzeitig wurde dazu über die entsprechenden Alea-Funktionen und die Darstellungsmöglichkeiten in Excel ein liquiditätsorientiertes Berichtswesen erzeugt.

In diesem Projekt wird auf Basis der Handelsbilanz, eine Steuerbilanz abgeleitet. Dies beinhaltet im Wesentlichen den Datenimport der Bilanzdaten in einen Olap-Würfel, der um die steuerlich relevanten Positionen in der Bilanz, ergänzt wurde. Die entsprechenden, einzelnen steuerlich relevanten Veränderungen werden, soweit sie standardisiert werden können, über Berechnungslogiken (teilweise in Excel, oder in MIS ALEA) in das System integriert. Daraus ergibt sich demzufolge eine fortlaufende Steuerbilanz mit einer Steuer-GuV. Dies erfolgt dann geschäftsjahresübergreifend.

Auf Basis von Finanzbuchhaltungsdaten und den zu erfassenden Betriebs-daten, werden für die produzierten Artikel eine Artikel-DB-Rechnung erstellt.

Dazu ist es notwendig die Betriebsdaten aus den produktiven Bereichen zu erfassen und nach einzelnen Arbeitsschritten zu differenzieren und zu bewerten. Die so erfassten und bewerteten Daten werden um die direkt zuordnenbaren Einzelkosten und Umsätze aus der Finanzbuchhaltung ergänzt. Die nicht direkt zuordnenbaren Gemeinkosten werden auf Zuordnenbarkeit überprüft und bei Bedarf über entsprechende, zu bildende Schlüssel auf die einzelnen Artikel verteilt. Nachfolgend erfolgt die Darstellung der Ergebnisse auf Basis von Artikeln und Artikelgruppen in einem entsprechend abgeleiteten Deckungsbeitragsschema.